Düzeltme ve Düzeltici Faaliyetler

Kuruluşunuzda düzeltme ve düzeltici faaliyetleri nasıl ayırt ediyorsunuz?, farklılaştırıyorsunuz? Düzeltici faaliyetleri ve düzeltme faaliyetlerini en iyi hangi yaşanmış deneyimlerde inceleyebiliriz? Bu konuda iyi uygulama örnekleri nelerdir?

Düzeltme ve Düzeltici Faaliyetler

Düzeltme ve düzeltici faaliyetler arasındaki farkı anlamak çok önemlidir.

Düzeltme tespit edilen uygunsuzluğun veya uygunsuz durumun elimine edilmesi faaliyetidir.

Düzeltici faaliyet ise tespit edilen uygunsuzluğun kök nedenlerinin ortadan kaldırılmasıdır. Bu tespit edilen uygunsuzluğun tekrar ortaya çıkmaması için kök nedenlerinin anlaşılmasını gerektirmektedir. Düzeltici faaliyet uygunsuz duruma uzun vadeli çözüm sağlamaktadır. Reel sektöre bakıldığında kuruluşların düzeltici faaliyetleri adresleyen yeterli ya da denk kaynağı sağlamadıkları görülmektedir. Düzeltici faaliyetlerin uygulanması için girişimler başlatılsa da kuruluşların bazı özel yaklaşımları nedeniyle kök nedenlerden çok uygunsuzluğa neden olan semptomların adreslendiği görülmektedir. Uygunsuzlukların etkin olarak ortadan kaldırılması için denenmiş araç ve yöntemler bulunmaktadır.

Düzeltme ve Düzeltici Faaliyetler

Düzeltici faaliyet için problem çözebilen yetkinlikler gerekmektedir. Denetlenen sadece denetçi tarafından tespit edilen durumu düzeltiyorsa uygunsuzluğun bütünsel etkisini adreslememektedir. Yönetim Sistemini gerçekten geliştirmek isteyen denetlenen veya süreç sahibi tespit edilen uygunsuzluğu ortadan kaldırmadan ya da izole etmeden önce uygunsuzluğun kontrolü ve değerlendirilmesi için ilave örneklemeler alır. Bir uygunsuzluk izole edilmiş bir olay ve paydaş ve müşteriler üzerinde düşük riske sahip ise uygunsuzluğu ortadan kaldırmak için zaman ve kaynak harcamak değer yaratan aktivite değildir.

Düzeltme ve Düzeltici Faaliyetler

Düzeltme ve Düzeltici Faaliyetler uygulanırken çeşitli teknikler kullanılır. Kök neden analizlerini uygulama aşamasında zaman zaman edinilmiş tecrübelerin geriye doğru kalıcı hafızada olmadığına dair şikayetler dile getirilmektedir.

Kök neden analizlerinin kontrol listeleri ile entegre edilmesi yoluyla geçmişe yönelik kayıtların geleceğe taşınması sağlanabilir. Bu konuda 5 aşamalı bir süreç uygulanır.

Düzeltme ve Düzeltici Faaliyetler

Kök Neden Analizlerinin Kontrol Listeleri İle Entegre Edilmesi;

Sorun giderme yöntemi hatalı ürün ve süreçlerin iyileştirilmesi aşamalarında uygulanan en etkili metotlardan biridir. Sorun giderme yöntemi basit anlamda problemin kaynağının mantıklı, sistematik bir biçimde aranması faaliyetidir. Bu yolla ürün veya hizmet yada süreç çalıştırılmaya devam edilebilir.

Sorun giderme yöntemi aksaklığın birçok olası sebeplerinin olabileceği bu nedenle komplike sistemlerin uygulandığı organizasyonlar için gereklidir. Sorun giderme yöntemi mühendislik, sistem yönetimi, elektronik, otomotiv, tanısal medikal gibi alanlarda uygulanmaktadır. Düzeltme ve Düzeltici Faaliyetler belirlenirken sorun giderme faaliyetleri aksaklık veya hataya neden olan semptomların belirlenmesini gerektirir. Olası kök neden ve semptomların belirlenmesinde tecrübe önemli rol oynar. Olasılığı yüksek kök nedenin belirlenmesi genelde aksaklığa en çok neden olan olası kök nedenin azaltılması faaliyetidir.

Aksaklıklara yönelik muhtemel kök nedenlerin belirlenmesi, beyin fırtınası çalışmalarında iş tecrübelerinin ve kalıcı hafızanın kullanılması sürecin etkinliğine yardımcı olmaktadır. Ancak kök nedenlerin belirlenmesi çalışmalarında çalışmalarında iş tecrübelerinin ve kalıcı hafızanın kullanılması aynı zamanda kalite maliyetlerini, üretim performansını düşürmekte ve bakım maliyetlerini arttırmaktadır. Bazı durumlarda da problem çözümü için işi doğru sonuçlandıran ekip çözüme nasıl ulaşıldığını ve sonucun neden doğru olduğunu açıklayamamaktadır. Bu noktada ISO 9001:2008 Kalite Yönetim sistemi Standardının verdiği en önemli mesaj hafızaya dayalı iş yapma metodunun doğru olmadığıdır. Bu noktada iş kayıtlarının önemi vurgulanmaktadır. Hafızaya dayalı iş yapma metodu ancak problem ekibinin elinin altında kontrol listelerinin mümkün olması halinde çalıştırılabilir. Bu aşamada temel hedef mevcut durumdan hareketle istenen gelecek aşamaya geçişin sağlanmasıdır.

Yaratıcı düşünce, yalın problem çözme araçları, kullanılarak aşağıdaki kök neden analizi formu ve kontrol listesi geliştirilmiştir. Figür 1 Kök neden analizi formu standart kök neden ve etki formunu yansıtmaktadır. Form üzerindeki X ekseni balığın başını temsil etmektedir. X değişkenleri veya kök nedenler ise balık kılçığının 6 gövde uzvunu temsil etmektedir. Kök neden analizi diagramı süreç dağılımının analiz edilmesi amacıyla kullanılan araç olarak tanımlanmaktadır. Diagram aynı zamanda ishikawa diagramı olarak adlandırılmaktadır. Çünkü her ikisi de balık kılçığını kullanmaktadır. Diagram etkiye sebep olan asıl ve yan kök nedenleri göstermektedir. Kök neden diyagramları etkin sezgisel problem çözme araçlarıdır. Toplanan tüm kök nedenler beyin fırtınası ile ekip arasında değerlendirilir. Bu diyagramlar asıl olarak planla, uygula, kontrol et, önlem al sistematiğinden türetilmiştir. Kök neden etki diyagramlarının temel amacı etki ve kök nedenler arasındaki (değişkenler) ilişkinin oluşturulmasıdır. Bu nedenle diyagram etkiden çok kök nedenlere odaklanır. Çünkü Düzeltme ve Düzeltici Faaliyetlerde temel amaç kök nedenlerin tamamiyle ortadan kaldırılmasıdır. Diyagramın en büyük değeri ortaya çıkardığı an alası sebeplerin belirlendiği andır ancak diyagramın etkinliği kök nedenlerin belirlenmesi ile sağlanır.
Kök Sebep Etki Analizi Diyagramı