You are here: Home / Archives for Süreç Geliştirme Modelleri

Yazar: Yorum Yap

Inovasyon, Yaratıcılık

İnovasyon ve Yaratıcılık

Inovasyon, Yaratıcılık

Kapital ve çalışanların meta olduğu bir dünyada bir ülkenin rekabetçi avantajı fikir, enerji tedariği ve enerji verimliliğine bağlıdır. Bu anlamda Inovasyon, Yaratıcılık kavramları ön plana çıkmaktadır.

Inovasyon, Yaratıcılık nasıl etkin yönetilir?

Inovasyon, Yaratıcılık yedi temel strateji ile yönetilebilir.

  1. Transformasyon, dönüşüm
  2. Ayrıştırma (Parçalara ayırma ve seviyelendirme yöntemleri ile uygulanır)
  3. Beyin fırtınası (Klasik, haylgücü, pin pon, beyin yazma, beyin hizalama, oracle metotları ile uygulanır)
  4. Zihin haritalama (Düşünce balonları ve morfolojik kutular metotları ile yapılır)
  5. İlişkilendirme
  6. Karşılaştırma (direk analoji, doğal analoji, kişisel anoloji metotları ile yapılır)
  7. Seçme (Çoktan seçme ve özelleştirme yöntemleri ile uygulanır)

Bu stratejilerin her biri problem çözme ve süreç geliştirme için kullanılan araçları içermektedir. Ekipler bu araçları, kalite gelişim sorunlarını çözmek için yaratıcılık geliştirme aşamalarında kullanabilirler.

Fikirlerin temel kaynağı yaratıcılıktır. Yapılan araştırmalara göre yaratıcı bir dahi ile normal beyne sahip bir kişinin mental araçları bir biri ile aynıdır. Kalite araçlarından olan, yedi kalite kontrol araçları ve yedi planlama ve yönetim araçları problem çözümü faaliyetlerinde önemli rol oynamaktadır. Bu doğrultuda yaratıcılığın yedi temel stratejisi yaratıcılığın geliştirilmesinde kullanılmakla beraber doğrudan kalite geliştirme çalışmalarında da kullanılabilmektedir.

Tablo 1, Yaratıcılık Stratejileri

Yaratıcılık Stratejileri

Figür 1, Örnek Düşünce Baloncuğu Uygulaması

Düşünce Baloncuğu Uygulaması

 

Tablo 2, Örnek Önceliklendirme Matrisi

Örnek Önceliklendirme Matrisi

Tablo 3, Örnek Bütünleme Uygulaması

Örnek Bütünleme Uygulaması

Figür 2, Örnek Alt Bölümleme Uygulaması

Alt Bölümleme Uygulaması

Yazar: Yorum Yap

İş Süreçleri Yönetimi ve 6 Sigma

6 Sigma

İş Süreçleri Yönetimi ve 6 Sigma

İki yönetim sisteminin en iyi araçları

İş Süreçleri Yönetimi ve 6 Sigma Sistemlerinin birleştirilerek en iyi yanlarının ele alındığı bir araştırma yaptık ve detaylarını sizlerle paylaşmak istedik.

Bildiğiniz gibi birçok organizasyon şimdiye dek İş Süreçleri Yönetimi ve 6 Sigma  Sistemlerini uygulamaktadırlar. Her iki yönetim sisteminin farklılıkları Venn diyagramı ile ayırt edilebilmektedir. Venn diyagramını aşağıda bulabilirsiniz. (Figür 1)

İki yönetim sisteminin farklılıkları olduğu gibi bazı kısımları birbiri ile birebir örtüşmektedir. Ancak organizasyonlar iki sistemin tekniklerini birbirlerine entegre ederek faaliyetlerini geliştirebilirler. Organizasyonlar İş Süreçleri Yönetimi veya 6 Sigma sistemlerini uygularken kuruluşlar arası uygulama farklılıkları olabilir. Bu farklılıklar sistemlerin yorumlanması veya uygulanabilirliği veya etkinliği ile farklılaşabilir. İş Süreçleri Yönetimi veya 6 Sigma sistemleri bazı firmalarda başarıya ulaşabildiği gibi bazı firmalarda başarısızlıkla sonuçlanabilmektedir.

İki sistemin kuruluşa entegre edilmeden veya ayrı ayrı uygulanmasından önce çok iyi anlaşılması gerekir.

 

İş Süreçleri Yönetimi Nedir?

Business Process Management  (BPM)

BPM, The Association of Business Process Management Professionals (ABPMP) tarafından tasarlanmış bir sistemler bütünüdür.

 

İş Süreçleri Yönetimi;

İş Süreçleri Yönetimi bir organizasyonun iş süreçlerinin tanımlanması, tasarlanması, yürütülmesi, dokümante edilmesi, ölçülmesi, izlenmesi, kontrol edilmesi ve planlanmış stratejik hedeflere ulaşılabilmesi için tasarlanmış disipline edilmiş bir yaklaşımdır.

İş Süreçleri Yönetimi;

Kasıtlı, planlı, diğer süreçler ile etkileşim içinde, teknolojiye bağlı, gelişim ve inovasyonu teşvik eden sonunda  kuruluşun planlanmış hedeflerine ulaşmasına imkan veren bir sistemdir.

 

6 Sigma

6 Sigma ise kalitenin geliştirilmesi, hızın arttırılması, geliştirilmiş iş akışları sayesinde kayıpların azaltılmasına yönelik projelerin yönetimi için sistem sağlayan bir metottur. 6 Sigma projeleri genellikle bir defalık gerçekleşen proseslerdir. Proje sürecin iyileştirilmesi için gerçekleştirilir, kontroller uygulanır, iyileştirme faaliyetleri gerçekleştirilir ve süreç izlemeye alınır. Bu bağlamda projenin sağladığı katma değer sürdürülmeye çalışılır veya korunur. 6 Sigma projeleri tipik olarak aşağıdaki iki akış ile uygulanır.

 

  1. Define, measure, analyze, improve and control (tanımla, ölç, analiz et, geliştir ve kontrol et) (DMAIC)
  2. Define, measure,analyze, design and verify (tanımla, ölç, analiz et, tasarla ve doğrula) (DMADV)

 

Figür 1

 

Detaylı bilgi için bizimle iletişime geçebilirsiniz.

www.kaliten.com

 

Yazar: Yorum Yap

5 S Nedir

5 S Nedir
5 S Nedir

 

5 S Nedir?

5 S İle Yola Koyulun

5 S Sisteminin Sürekli Başarısı İçin Üç Sır

  • 5 S uygulamaları ile kazanılmış çıktıların sürdürülebilmesinin anahtarı ayrıştırma safhasından önce standartlaştırma ve sistematikleştirme aşamasının uygulanmasıdır.
  • Sistemin ilk sonuçlarının skorlanmasından önce çalışanların 5 S uygulamalarına olan ihtiyacının oluşturulması ve rekabetin teşvik edilmesi gerekir.
  • Sistemin temel noktası üretim veya müşteri odaklı faaliyetlerin iyileştirilmesidir.

5 S ile ilgili bazı gizemler bugüne kadar hiç kimse tarafından aydınlatılmamıştır. Bu gizemlere geçmeden önce bazı soruların cevaplanması gerekmektedir.

  • 5 S nedir?
  • 5 S uygulamasının önemi nedir?
  • 5 S uygulamalarında birçok firmanın hata yapmasının sebepleri nelerdir?

5 S ssitemi çalışma ortamlarını dağınık yapıdan kurtaran, daha görsel ve emniyetli hale getiren bir yönetim sistemi tekniğidir. S harflerinin birbirleri arasındaki ilişki Japoncadan gelmektedir.

Ayıkla, temizle, ayarla, düzenle, standartlaştır ve sistematize et. Kısaca 5 S çalışma ortamlarını temizler ve organize hale getirir. Bu söylenenler çok kolay görünüyor ve kesin gerçekleşiyor. Çalışma ortamının düzenli hale getirilmesi konusunda kimin itirazı olabilir ki? Herhangi bir kurumun inisiyatif ile organize edilmesi karışık bir süreçtir. Liderler organizasyon içerisinde değişiklik ihtiyacını tespit ederler ve organizasyon adına gerekli değişikliğin yapılması için projeye şampiyon atarlar (proje sorumlusu). Şampiyon süreci tutkulu bir biçimde başlatır. Şampiyon küçük bir pilot alanda çalışmalarına başlar ve çalışanlara aşağıdaki soruları sorar;

  • Çalışanların ne istediğini ayrıştır
  • Gereksiz işlerin temizlenmesi ile işyerinin toparlanması
  • İşleri düzene sok, her şey için mantıklı bir alan belirle ve her şeyi kendi yerine koy

Bu noktada organizasyon süreci durdurur ve ilk sonuçları kutlar. Çünkü artık çalışma ortamı daha düzenlidir. Bu aşamadan sonra çoğu zaman organizasyonlar standartlaştırma sürdürme olan bir sonraki aşamaya geçer. Tam bu noktada körelme veya şaşırma yaşanır.

Bir sahanın temizliği bittikten sonra şampiyon diğer sürece geçer ve aynı faaliyetler tekrarlanır. Netice olarak dikkate değer gelişmeler, daha rahat bir çalışma ortamı durumunun organizasyonda kavranması ile kuruluşta başarılı bir tablo ortaya çıkar. Bu noktada kuruluş hız ve faaliyetlerde ilerleme elde eder.

Sonunda şampiyon ve yönetim oldukça iyi hissederler ve herkese bu yolda ilerlemelerini tavsiye ederler. Artık çalışma ortamı belirgin olarak daha iyi ve daha emniyetlidir.

Yazar: Yorum Yap

6 Sigma

6 Sigma
6 Sigma

6 Sigma

6 Sigma tarihte ilk olarak üretim gerçekleştirme süreçleri üzerindeki hataları azaltmak/ortadan kaldırmak amacıyla geliştirilmiş bir sistem olarak tasarlanmıştır. İlerleyen zamanlarda 6 Sigma üretim alanlarının dışında da uygulanmaya başlatılarak kapsamı genişletilmiştir. 6 Sigmanın temel kavramları ve kuralları ilk olarak 1986 yılında Amerikalı Motorola firması tarafından oluşturulmuştur. Temel kavramların geliştirilmesi sırasında Toplam Kalite Yönetimi, Kalite kontrol, Sıfır Hata gibi sitmelerden faydalanılmıştır.  Ayrıca Juran, Deming, Ishikawa, Taguchi, Shewhart gibi teorisyen ve uzmanların görüşleri baz alınmıştır. & Sigmayı etkin olarak uygulayan ilk kuruluşlar Motorola, Honeywell ve GE firmaları olmuşlardır. 1990 lı yılların sonlarında Fortune 500 içerisinde bulunan firmaların birçoğunda 6 Sigma sistemi uygulanmaktaydı. 6 Sigmanın dünya ölçeğinde tanınmasına yol açan ise Jack Welsh’in General Electric firmasında 6 Sigma uygulamasını başlatması olmuştur. Lean Management olarak adlandırılan Yalın ve Yalın Düşünce ilk olarak Toyota firmasında doğmuştur. Yalın ve Yalın Düşüncede temel amaç kayıp ve israfları ortadan kaldırmaktır. İsrafların ortadan kaldırılmasından sonra sistemin odaklandığı nokta müşterilere verilen hizmetlerin iyileştirilmesi  düşüncesidir. Bu uygulama 1980’li yıllarda dünya üzerinde yaygınlaşmaya başlamıştır.  6 Sigmanın temel prensibi olan hataların ortadan kaldırılması ve süreçlerin mükemmelleştirilmesi yaklaşımı ile Yalın da savunulan israfların ortadan kaldırılması yaklaşımı bugün işletmelerin çoğunda uygulanmaktadır.

 

6 Sigma neyi hedefler?

 

6 Sigma kararlılık ve sürekliliği destek alarak hataların kök nedenlerini araştırarak ortadan kaldırmayı amaçlayan bir sistemdir. Organizasyon içerinde 6 Sigma için insan kaynağı ayrılır. 6 Sigma için ayrılan insan kaynağı kalite yönetim sistemi araçlarını ve çeşitli istatistik araçlarını kullanırlar.

Yazar: Yorum Yap

EFQM Mükemmellik Modeli

MÜKEMMELLİĞİN TEMEL KAVRAMLARI VE EFQM MÜKEMMELLİK MODELİ

1. LİDERLİK
Kavram
Mükemmel kuruluşlar, kuruluşun değerleri ve etik anlayışı doğrultusunda örnek olan, sürekli güven aşılayan liderlere sahiptir.
Kavram Nasıl Yaşama Geçirilir?
Mükemmel kuruluşların liderleri, değişimi etkili biçimde yönetmeyi sağlar. Kuruluşun sürekli başarısının gerçekleştirilmesini güvence altına alır.

 

2. STRATEJİ
Kavram
Mükemmel kuruluşlar, stratejiyi yaşama geçirmek üzere; politikalar ve planlar, amaçlar; süreçler oluşturarak uygulamaya alırlar.
Kavram Nasıl Yaşama Geçirilir?
Strateji, paydaşların ve dış çevrenin gereksinim ve beklentilerinin, iç performans ve yeteneklerinin anlaşılmasını analiz eder. Stratejiyi destekleyen politikalar oluşturur, duyurulur, uygulanır ve izlenir.

3. ÇALIŞANLAR
Kavram
Mükemmel kuruluşlar, çalışanlarına değer verir; bireysel ve kurumsal amaçların karşılıklı yarar sağladığı bir kültür yaratır.
Kavram Nasıl Yaşama Geçirilir?
Çalışanların yön birliği ve katılımı sağlanarak çalışanlar yetkilendirilir; yetenek ve bilgi birikimlerini kuruluşa yarar sağlayacak yönde kullanmalarına olanak verir.

4. İŞBİRLİKLERİ VE KAYNAKLAR
Kavram
Mükemmel kuruluşlar, kuruluş dışı işbirliklerini, tedarikçilerini ve iç kaynaklarını strateji ve politikalarını destekleyecek biçimde, süreçlerinin etkili çalışması doğrultusunda planlar ve yönetir.
Kavram Nasıl Yaşama Geçirilir?
Finansal kaynaklar sürdürülebilir başarıyı güvence altına alacak biçimde yönetilir. Altyapı ve doğal kaynaklar sürdürülebilir biçimde yönetilerek çevresel ve toplumsal faktörlerin etkili yönetilmesini güvence altına alır.

5. SÜREÇLER, ÜRÜNLER VE HİZMETLER
Kavram
Mükemmel kuruluşlar, müşterilerine ve diğer paydaşlarına artan bir değer sağlamak üzere süreç, ürün ve hizmet tasarlar bunları yönetir ve iyileştirir.
Kavram Nasıl Yaşama Geçirilir?
Süreçler paydaşlara ve müşterilere en uygun değeri sağlamak amacıyla tasarlanır, yönetilir ve geliştirilir.

6. MÜŞTERİLERLE İLGİLİ SONUÇLAR
Kavram
Mükemmel kuruluşlar, müşterilerinin gereksinim ve beklentilerini esas alan stratejinin ve bu stratejiyi destekleyen politikaların performans göstergeleri ve ilgili çıktılarını tanımlar; görüş birliği sağlar.
Kavram Nasıl Yaşama Geçirilir?
Müşterilerin kuruluş hakkındaki algılamalarının çeşitli kaynaklardan elde edilmesini sağlar, aynı zamanda kuruluş performansının da müşteriler üzerindeki etkilerini öngörmek için performans göstergeleri yapar.

7. ÇALIŞANLARLA İLGİLİ SONUÇLAR
Kavram
Mükemmel kuruluşlar, çalışanlarının gereksinim ve beklentilerini esas alan stratejinin ve bu stratejiyi destekleyen politikaların performans göstergeleri ve ilgili çıktılarını tanımlar; görüş birliği sağlar.
Kavram Nasıl Yaşama Geçirilir?
Çalışanların kuruluş hakkındaki algılamalarının çeşitli kaynaklardan elde edilmesini sağlar; aynı zamanda kuruluş performansının da çalışanlar üzerindeki etkilerini öngörmek için performans göstergeleri yapar.

8. TOPLUMLA İLGİLİ SONUÇLAR
Kavram
Mükemmel kuruluşlar, ilgili dış paydaşlarının gereksinim ve beklentilerini esas alan temel sonuçlar için belirlenmiş stratejiyle uyumlu ve açıkça ifade edilmiş hedefler belirler.
Kavram Nasıl Yaşama Geçirilir?
Toplumun kuruluş hakkındaki algılamalarının çeşitli kaynaklardan elde edilmesini sağlar; aynı zamanda kuruluş performansının da toplum üzerindeki etkilerini öngörmek için performans göstergeleri yapar.

9. TEMEL PERFORMANS SONUÇLARI
Kavram
Mükemmel kuruluşlar, temel paydaşlarının gereksinim ve beklentilerini esas alan, stratejinin başarılı bir biçimde sağlandığını belirlemek amacıyla finansal olan ve olmayan temel sonuçları tanımlar; görüş birliği sağlar.

Kavram Nasıl Yaşama Geçirilir?
Temel performans göstergeleri, kuruluşun olası temel çıktılarını izlemeye, anlamaya, öngörmeye ve iyileştirmeye yardımcı olur.
GİRDİLER SONUÇLAR ÖĞRENME, YARATICILIK VE YENİLEŞİM Liderlik Çalışanlar Strateji İşbirlikleri ve Kaynaklar Süreçler, Ürünler ve Hizmetler Temel Performans Sonuçları Çalışanlarla ilgili Sonuçlar Müşterilerle ilgili Sonuçlar Toplumla İlgili Sonuçlar
Bu kriterlerin beşi “Girdi” kriterlerini, dördü “Sonuç” kriterlerini oluşturur. Girdi kriterleri bir kuruluşun yaptığı faaliyetleri ve bunları nasıl yaptığını içerir. Sonuç kriterleri ise kuruluşun neler gerçekleştirdiğini gösterir.

EFQM Mükemmelik Modelinin uygulanmasında iki önemli husus, modelin omurgasını oluşturmaktadır. Bunlar

Stratejik Planlama ve Süreç Yönetimi  konularıdır.

EFQM Mükemmellik Modeli 9 kriterden oluşur:

Liderlik, strateji, çalışanlar, işbirlikleri ve kaynaklar, süreçler, ürünler ve hizmetler modelin girdilerini  oluşturur. Çalışanlar, müşteriler, toplumla ilgili sonuçlar ve temel performans sonuçları ise modelin çıktılarıdır.

Girdiler kuruluşun faaliyetlerini ve bu faaliyetlerin nasıl gerçekleştirildiğini, sonuçlar ise kuruluşun  gerçekleştirdiklerini gösterir ve sonuçlar sayesinde girdilerde iyileşme sağlanır.

Mükemmel kuruluşlar, planlı bir biçimde paydaşlarının kısa ve uzun vadeli gereksinimlerini karşılayan ve uygun alanlarda bu gereksinimleri aşan dengeli sonuçlarla misyonlarını gerçekleştirir ve vizyonlarına doğru ilerlerler. Misyon varlık nedenimizin anlatıldığı bir ifadedir ve ölçülebilir kriterlerle tanımlanmalıdır. Misyonda aşağıdaki unsurlar aranır:

Ürün ve/veya hizmetler

Müşteri

Pazar

Kalıcılık

Felsefe

Çalışanlara bakış açısı

Kendini görüş şekli

Kamu imajı

Vizyonda ise ,” İleride ne olmak istiyoruz “  sorusuna cevap aranır. Kuruluşun  Vizyonu hissedarlar tarafından oluşturulur.  Vizyon, 4, 5 yıllık periyotlar için  yapılır ve her sene gözden geçirilir.

Bir kuruluşun değerleri, çalışanlar tarafından benimsenmelidir, sadece yazılı ortamda kalmayıp süreçlerle ilişkilendirilmelidir, kalpte hissedilen amaç ve hedeflere ulaşma yoludur.Stratejik plan çerrçevesinde değişebilir. Değerler etik kurallarla ilişkilendirilmemelidir.

Mükemmel kuruluşlarda bir çok Politika oluşturulup, bir el kitabında bütün politikalar anlatılabilir. Örnek Tedarik zinciri politikası, Teknoloji politikası, Sürdürülebilirlik politikası gibi.

Mükemmel kuruluşlar, müşterilerinden aldıkları geribildirimler ile onların beklentilerini karşılamak zorunda olduklarının farkındadırlar.Kuruluşun tüm personeli tarafından Ana iş hedefleri bilinmeli ve sahiplenilmelidir.

EFQM Mükemmellik Modelini belirlemiş kuruluşlar, tüm paydaşlarının beklentilerini karşılayan veya aşan yüksek düzeyde performans gerçekleştirir ve bu performansı sürdürürler.

Paydaşların kısa ve uzun vadeli beklentileri stratejik plana girdi olarak yansıtılır.Paydaşların ve dış çevrenin gereksinim ve beklentilerinin anlaşılması ile İç performans ve yeteneklerin anlaşılması stratejik plana girdi sağlar.

Geleceğe yönelik senaryolar ve stratejik riskler strateji belgesinde ve bütçede olmalıdır.İyi kuruluşların verileri alınarak kıyaslama yapılır.Bu kıyaslama ile durum analizi yapılarak mevcut durum tespit edilebilir.

Temel Yetkinlikler; değerli, az bulunur, taklit edilmesi maliyetlidir ve ikame edilemez.Temel yetkinlikler, stratejilerde ön plana çıkartılmalı ve müşterilere anlatılmalıdır. Yetkinliklerin tanımlanması, performanslarının ölçülmesi ve arada oluşan farklar için iyileştirme çalışması gerçekleştirilmelidir.Yeni insan kaynağı bu iyileştirme sonucu ortaya çıkan yetkinlik ve ihtiyaçlara göre tekrar belirlenmelidir. Değer Önerme; temel yetkinliklerin belirlenip, duyurulması için önem arz eder. Yetkinlikler belirlenirken öncelikle kurumsal yetkinlikler tanımlanmalı daha sonra birey etkinliği belirlenmelidir.

Süreç, ana iş hedeflerini gerçekleştirmek için yapılan işlerdir ve EFQM Mükemmellik Modelinde, Süreç Yönetimi Yaklaşımı, Stratejik Planlama ile birlikte EFQM’in omurgasını oluşturur. Süreçlerin sahipleri ve yetkinliklikleri tanımlanmalı, ölçülmeli, ölçüm sonucu tespit edilen eksiklerin giderilmesi ile ilgili yöntemler belirlenmelidir.Süreçlerin,  Risk haritası ve Risk Aksiyon Planı çıkartılmalıdır.Süreçler arasındaki ilişkiyi göstermek için fonksiyonel ilişki şeması adı altında bir birimin girdi ile çıktısının diğer birimler ile ilişkisi daha net gösterebilir.

Modelin en iyi uygulamalarında üst düzey yöneticilerden oluşan kurullarla yönetim ön plana çıkmaktadır.Bu kurullar modelin kurulum aşamasında üst düzey yöneticilerden oluşmakta sonraki yıllarda müdür ve çalışanlara devredilmektedir. Bu kurullara örnekler iyileştirme önerilerini inceleyen Direktörler Kurulu, Yaratıcı fikirleri değerlendiren Kalite Yürütme Kurulu, Müşteri ilişkileri Kurulları, Çevre Yürütme Kurulu gibi.